Intressebevakningsansvariga i Genealogiska Samfundets i Finland styrelse Jouni Elomaa och verksamhetsledaren P. T. Kuusiluoma förhandlade idag med Kyrkostyrelsen om en ändring av Kyrkostyrelsens rekommendation till pastorskanslierna från 2011 om möjligheten att studera under hundra år gamla kyrkböcker på egen hand. Kyrkostyrelsen representerades under mötet av ecklesiastikråd Pirjo Pihlaja, projektchef Veijo Koivula och jurist Mikko Tähkänen.
Inledningsvis föreslog Samfundets företrädare för Kyrkostyrelsen att ett auktoriseringssystem borde införas. Då kunde under hundra år gamla kyrkböcker göras tillgängliga för forskare som har visat att de förstår bland annat personuppgiftslagens förbud mot att samla in och registrera känsliga uppgifter ur kyrkböckerna i sitt släktforskningsregister. Företrädarna för Kyrkostyrelsen uppgav att de tänker reda ut om ett sådant auktoriseringssystem är tillåtet i lag.
Samfundet uppmärksammade än en gång Kyrkostyrelsens representanter på pastorskansliernas långa leveranstider när släktforskarna begär utredningar. Leveranstiderna har förlängts betydligt sedan ovannämnda rekommendation från Kyrkostyrelsen började tillämpas. Samfundet anser att leveranstider på flera månader inte uppfyller grundlagens krav på god förvaltning. Samfundets företrädare konstaterade under förhandlingen att släktforskarnas intressebevakare är tvungen att begära en laglighetskontroll av de kyrkliga befolkningsregistermyndigheternas långa leveranstider vid förfrågningar om situationen inte förbättras inom kort.
Samfundets företrädare framförde också att den metod som Kyrkostyrelsen har föreslagit för att förkorta leveranstiderna för släktutredningar – systemet Kirjuri som ska utnyttjas till fullo 2014 – inte kan anses vara en tillräcklig lösning för att förebygga eller ens förkorta de långa leveranstiderna. Pastorskanslierna behöver ändå mer arbetskraft för utredningarna och det är svårt att tro att församlingarna kommer att anställa fler personer för detta ändamål.
Samfundets företrädare påpekade också ett annat problem som släktforskarna ofta råkar ut för i kontakten med pastorskanslierna: De kyrkliga befolkningsregistermyndigheternas kännedom om bestämmelserna i personuppgifts-, offentlighets- och befolkningsdatalagstiftningen är i många fall så ytlig att beslutsfattandet inte uppfyller de allmänna standarderna för god myndighetsverksamhet. Det har förekommit fall där pastorskansliet inte alls har tagit emot släktforskarens begäran om utredning, har motiverat det negativa beslutet med orsaker som inte finner stöd i lagstiftningen, inte har gett beställaren besvärsanvisningar och har krävt bl.a. sådana tillstånd som inte förutsätts i lagstiftningen. Samfundet anser att den tjänsteinnehavare som sköter befolkningsregistermyndighetsuppgifter bör ges ändamålsenlig och tillräcklig utbildning, som ska tillhandahållas uttryckligen av Kyrkostyrelsens förvaltningsavdelning.
I frågan om utbildning framförde företrädarna för Kyrkostyrelsen möjligheten att samarbeta kring grundläggande släktforskningsutbildning för den personal som gör släktutredningar på pastorskanslierna. Samfundets företrädare välkomnade tanken och ansåg att det vid behov är möjligt att skräddarsy en dylik fortbildning för församlingarna.
Samfundets företrädare betonade för Kyrkostyrelsens företrädare att släktforskarna allmänt taget värdesätter det i regel högklassiga arbete som pastorskansliernas tjänstemän utför och förstår att de långa leveranstiderna beror på resursbrist i församlingarna och inte är tjänstemännens fel, men att det ändå inte är acceptabelt att en myndighet på grund av begränsade resurser betjänar en viss kundgrupp på ett sätt som strider mot förvaltningslagen och god förvaltningssed trots att det rör sig om lagstadgade tjänster.
